Privacy Regelement;

Om aan cliënten goede dienstverlening te bieden moeten gegevens van de cliënt worden geadministreerd. Daarnaast dienen wij voor het verkrijgen van een vergoeding voor deze dienstverlening ook gegevens vast te leggen en tevens te verstrekken aan de zorgverzekeraar. Voorts moeten wij desgevraagd aan controlerende instanties inzage geven in bepaalde cliënt gegevens. Thuiszorg Medical Zorg voert daartoe een cliëntsysteem dat bestaat uit de volgende onderdelen:

  • De cliëntadministratie. Hierin worden basisgegevens vastgelegd zoals naam, adres, woonplaats, leeftijd en contactgegevens.
  • De product- en debiteurenadministratie. Hierin zijn opgenomen de zorgafspraken van de cliënt, de aard en omvang van de geleverde zorg, alsmede declaratiegegevens.
  • Het zorgdossier. Hierin worden gegevens opgenomen die van belang zijn voor de uitvoering van een goede (multidisciplinaire) dienstverlening.

Daarnaast beheert Thuiszorg Medical Zorg een cliëntenarchief. Dit bevat de zorgovereenkomst en correspondentie met de cliënt. Behalve het vastleggen en bewaren van gegevens vergt goede communicatie over de cliënt een basis voor het verlenen van een goede dienstverlening. Zorgverleners en vertegenwoordigers van de cliënt informeren elkaar over relevante gebeurtenissen, wisselen standpunten uit over de ingeschatte zorgbehoefte en noodzakelijke zorgdoelen en zorgacties.

Beoogd resultaat

  • De cliënt of diens vertegenwoordiger is ervan op de hoogte dat er gegevens worden vastgelegd, waarom dit gebeurt en welke gegevens dit zijn en kent zijn of haar rechten, zoals deze zijn beschreven in de zorgovereenkomst met de cliënt;
  • Er worden geen andere gegevens vastgelegd dan voor de in de motivering aangegeven doelen;
  • Gegevens zijn relevant en waarheidsgetrouw;
  • Alleen bevoegde personen hebben toegang tot de voor hen relevante cliëntgegevens;
  • Er wordt zorgvuldig over de cliënt gecommuniceerd.

Verantwoordelijke personen

  • De zorgverlener die zorg verleent aan de cliënt en gegevens vastlegt in het zorgdossier;
  • De medewerker registratie die persoonsgegevens vastlegt en het zorgdossier en de productie administreert en het archief beheert;
  • De verpleegkundige die verantwoordelijk is voor de realisatie van het zorgdossier met cliënten die behoren tot diens organisatorische eenheid.

Uitvoering en middelen

  • Voorafgaande aan het sluiten van een zorgovereenkomst informeert de medewerker de cliënt of diens vertegenwoordiger over het gegeven dat Thuiszorg Medical Zorg een cliëntsysteem voert met het zorgdossier als onderdeel, waarin het zorgplan is opgenomen. De cliënt wordt tevens geïnformeerd over zijn/haar rechten ten aanzien van het cliëntsysteem;
  • De medewerker legt persoonsgegevens vast van cliënten, die te kennen hebben gegeven serieus een zorgrelatie met Thuiszorg Medical Zorg te overwegen. De medewerker behandelt deze gegevens vertrouwelijk. Deze gegevens zullen in eerste instantie worden gebruikt door medewerkers/leidinggevende die een offerte of een contract moeten opmaken;
  • In de Algemene Voorwaarden van Thuiszorg Medical Zorg die via de website van Thuiszorg Medical Zorg te raadplegen is, of op verzoek beschikbaar wordt gesteld, zijn de rechten van de cliënt of diens vertegenwoordiger ten aanzien van cliëntgegevens opgenomen. Het gaat daarbij om inzage, correctie, aanvulling, verwijdering, afscherming, vernietiging, verwijdering en het verkrijgen van een afschrift. De Algemene Voorwaarden vormen een geheel met de zorgovereenkomst;
  • Bij de intake van de cliënt verstrekt de medewerker de cliënt of diens vertegenwoordiger de benodigde identificatie- en autorisatiegegevens om het zorgdossier te kunnen raadplegen. De cliënt of diens vertegenwoordiger heeft daarmee onder meer inzage in het zorgdossier en daarin opgenomen gegevens (zoals: het zorgplan, de zorgbehoefte (cliëntprofiel), doelstellingen, acties, het weekprogramma);
  • Zorgverleners die een zorgtaak jegens de cliënt verrichten zijn bevoegd om het zorgdossier van de cliënt te raadplegen en daarin gegevens vast te leggen. Zij moeten daartoe de aan hen verstrekte identificatie- en autorisatiegegevens aan het zorgdossier kenbaar maken. De zorgverlener heeft alleen toegang tot het gedeelte van het dossier dat bij zijn of haar discipline hoort. Dit geldt voor de elektronische dossier. Het fysieke zorgdossier die bij de cliënt  thuis ter inzage ligt is toegankelijk voor alle zorgverleners van de cliënt;
  • Zorgverleners leggen in het zorgdossier uitsluitend gegevens vast die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de zorgverlening en voor multidisciplinaire samenwerking; daarnaast vervaardigen zij gegevens ter verantwoording van een goede zorg en het professionele gehalte daarvan jegens de cliënt of diens vertegenwoordiger of jegens bevoegde controlerende instanties. De gegevens dienen dus relevant te zijn( bij te dragen aan het doel van de zorgverlening), te voldoen aan professionele standaarden en uiteraard waarheidsgetrouw te zijn.
  • Zorgverleners zijn bevoegd zonder toestemming  van de cliënt  of diens vertegenwoordiger gegevens te verstrekken aan niet in dienst van Thuiszorg Medical Zorg zijnde  zorgverleners die ook een zorgtaak jegens de cliënt verrichten of aan bevoegde instanties die toezicht  houden op de kwaliteit van de zorg.
  • Zorgverleners communiceren over de cliënt uitsluitend met andere zorgverleners die een zorgtaak jegens de cliënt verrichten, voor zover dit voor een eenduidige begeleiding van de cliënt en voor een multidisciplinaire samenwerking vereist is. Zij doen dit met respect voor de eigenheid van de cliënt en onthouden zich van waardeoordelen die buiten hun professionele domein vallen.
  • Leidinggevenden zijn voor hun organisatorische eenheid bevoegd om het zorgdossier van de cliënt in te zien en daartoe de kwaliteit van de zorg en van het dossier te bewaken. Zij zijn niet bevoegd om gegevens te vervaardigen, indien zij geen zorgtaak jegens de cliënt verrichten. Om het dossier in te zien moeten zij de aan hen verstrekte identificatie- en autorisatiegegevens aan het zorgdossier kenbaar maken.
  • Zorgverleners communiceren met de cliënt en diens vertegenwoordiger over het zorgplan, de uitvoering en de evaluatie van de zorg. Daarnaast communiceren zij met familie van de cliënt ter ondersteuning van de instandhouding van een familiaire relatie.
  • De leidinggevende is bevoegd in verband  met declaraties aan betalende instanties gegevens te verstrekken inzake aard en omvang van de geleverde zorg.
  • Bij beëindiging van de zorgrelatie worden het zorgdossier en de inhoud van het cliëntenarchief van betreffende cliënt binnen drie maanden na de beëindigingsdatum verwijderd uit het actieve (elektronische) dossier. Overige gegevens die van financiële aard zijn, worden bewaard (20 jaar) en vernietigd volgens huidige regelgeving.

Context

  • De wet Bescherming Persoonsgegevens is van toepassing;
  • Het zorgcontract met Algemene Voorwaarden is van toepassing.